Grunt to dobra organizacja
16-04-2007

 
© pzAxe - Fotolia.comSiedzisz w biurze osiem godzin – to dużo, ale często okazuje się, że zbyt mało, aby wykonać wszystkie powierzone ci zadania. Zanim jednak zaczniesz narzekać na przeciążenie pracą zastanów się, czy możesz zrobić coś, aby lepiej zorganizować swoją pracę i dzięki temu zwiększyć wydajność?

 
1. Przeanalizuj swój dzień pracy. Najlepiej byłoby, gdybyś któregoś dnia zapisała wszystko, co robiłaś przez przepisowe osiem godzin pracy – także prywatne rozmowy przez telefon, pogaduchy przy kawie, buszowanie po Internecie itp. Wiele osób, które przeprowadziło taka analizę było zaskoczonych, jak… niewiele czasu poświęcają codziennie pracy zawodowej!

2. Zrób porządek na biurku. Nawet jeśli jesteś bałaganiarą i twoje mieszkanie wygląda zazwyczaj tak, jakby przeszedł przez nie huragan, w biurze powinno być inaczej. Papiery najlepiej segregować tematycznie (możesz je powkładać do teczek różnego koloru – łatwiej będzie ci znaleźć te potrzebne w danej chwili), korzystaj z koszulek, segregatorów, podpisuj teczki. Nie przechowuj w biurku starych folderów, ulotek reklamowych czy gazet – ze starymi papierami jest podobnie jak z ubraniami: te, z których nie korzystałaś przez cały rok spokojnie możesz wyrzucić. Artykuły wycięte z gazet, które „kiedyś może się przydadzą” możesz zeskanować do komputera – w tym „archiwum” naprawdę sporo się zmieści, a na biurku będzie porządek.

Codziennie pod koniec dnia pracy uporządkuj papiery, powkładaj je do odpowiednich teczek i nigdy nie zostawiaj bałaganu na następny dzień – widok zagraconego biurka odbierze ci na pewno chęć do pracy, o którą rano i tak bardzo trudno.
[pagebreak]
3. Stosuj zasadę 60/40 – jest to reguła polecana przez specjalistów od zarządzania czasem pracy i mówi o tym, że powinniśmy planować tylko 60% swojego czasu, a pozostałe 40% „wypełni się samo” zajęciami nieplanowanymi (wszelkie awarie, rozmowy, nagłe wypadki, niezaplanowane spotkania z klientami itp.). Jeśli w harmonogramie pracy na dany dzień zostawisz sobie taki margines na zajęcia dodatkowe nie będziesz stresować się niepotrzebnie każdym telefonem odrywającym cię od zajęć, a i na kawę coś zostanie…

4. Bądź asertywna. Jeśli należysz do osób, które nie potrafią odmówić pomocy koleżance zawalonej pracą i przez to brakuje ci czasu na wykonywanie własnych obowiązków, musisz to zmienić. Uczynność jest oczywiście bardzo pożądaną cechą, jednak nie pozwól się wykorzystywać, bądź panią swojego czasu. Zamiast wyręczać koleżankę, która nie wie, jak zabrać się do powierzonego jej zadania, raczej podsuń jej parę pomysłów i pozwól wykazać się kreatywnością.

5. Ustal priorytety. Nie wszystkie sprawy, które musisz załatwić są jednakowo ważne – podziel je na „najpilniejsze”, „ważne, ale mogą poczekać” i „do załatwienia później”. To, co jest najważniejsze i zajmuje najwięcej czasu, załatwiaj rano, kiedy jesteś wypoczęta.

6. Nie bój się przerw – wbrew pozorom one nie zabierają aż tak wiele czasu (chyba, że robisz je co pół godziny), a pozwalają na szybką regenerację sił i poprawiają twoją wydajność. Jeśli pracujesz przy komputerze przerwy są wręcz konieczne – dla dobra twoich oczu i kręgosłupa.
 

Autor:Adrianna Buniewicz
Źródło:()

Wydrukowano ze strony http://www.praca.kobiety.net.pl/69,0,Grunt-to-dobra-organizacja,753.html

Copyright © Com-Media 2006